Datenschutzhinweise

Verantwortlicher und Kontakt

Folira GmbH, Methweg 4c, 50823 Köln. Für Datenschutzfragen und Löschanfragen: info@folira.de, Telefon +49 221 50009884.

Zwecke und verarbeitete Daten

Die Anwendung unterstützt die Bearbeitung von Kundenaufträgen, die Einsatzplanung und die Dokumentation von Aufmaßen und Montagen. Dazu verarbeitet sie insbesondere Benutzer- und Mitarbeiterdaten, auftragsbezogene Kontaktdaten und Adressen, Termine, Maße, Protokolle und Fotos. Auftragsinformationen werden mit HubSpot ausgetauscht.

Beim Aufruf fallen technisch notwendige Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt und angefragte Seite an. Für angemeldete Benutzer wird ein Sitzungscookie verwendet. Zur Darstellung werden Schriftarten von Google Fonts geladen; dabei erhält Google technische Verbindungsdaten.

Welche Google-Daten Folira verwendet

Nach ausdrücklicher Freigabe durch den Kontoinhaber verwendet Folira die Google Drive API. Die angeforderte Berechtigung umfasst das Ansehen, Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Drive-Dateien. Dieser Umfang ermöglicht den Zugriff auf bereits vorhandene Kundenordner, die über HubSpot verlinkt sind.

Die implementierte Ablage liest Metadaten dieser Zielordner und vorhandener Folira-Dateien, beispielsweise IDs, Namen, Dateitypen und Schreibberechtigungen. Sie erstellt Projektordner unter dem festgelegten Hauptordner, schreibt deren Links in HubSpot und kopiert die im Deal hinterlegten Formular-Dateien in den Unterordner „Kundenfotos“. Sie erstellt außerdem Versionsordner und lädt PDF-Protokolle, CSV-Dateien und Aufmaßfotos hoch. Die Ablage durchsucht nicht routinemäßig sämtliche persönlichen Dateien und enthält keine Funktion zum Löschen fremder Drive-Dateien.

Speicherung und Empfänger

OAuth-Zugangsdaten einschließlich des Refresh-Tokens werden in der geschützten Serverkonfiguration gespeichert. Sie ermöglichen kurzlebige Zugriffstokens für Hintergrundübertragungen. Sie werden nicht an normale App-Benutzer ausgeliefert. Datei- und Ordner-IDs, Übertragungsstände und mögliche Fehlermeldungen werden in der Anwendungsdatenbank gespeichert.

Google speichert die hochgeladenen Dokumente im verbundenen Drive-Konto. HubSpot verarbeitet auftragsbezogene Informationen und Dokumente im Rahmen der CRM-Anbindung. Die Anwendung wird über Vercel betrieben; technische Verarbeitung findet außerdem in der verwendeten Datenbank-Infrastruktur statt. Berechtigte Folira-Mitarbeiter können im Rahmen ihrer Aufgaben auf Auftragsdaten zugreifen. Je nach Dienst und Kontoeinstellung kann die Verarbeitung auch außerhalb der EU bzw. des EWR erfolgen.

Google-Nutzerdaten werden nicht verkauft, für personalisierte Werbung verwendet oder zum Training allgemeiner KI-Modelle eingesetzt. Ihre Nutzung und Weitergabe beschränkt sich auf die beschriebenen Anwendungsfunktionen, erforderliche Sicherheitsmaßnahmen und gesetzliche Pflichten. Folira hält bei Google-API-Daten die Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen ein.

Rechtsgrundlagen

Auftragsbezogene Verarbeitung erfolgt zur Anbahnung und Erfüllung von Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (lit. c) sowie für die berechtigten Interessen an einer sicheren betrieblichen Organisation und Dokumentation (lit. f). Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf deren Grundlage (lit. a). Für Beschäftigtendaten gelten ergänzend die einschlägigen beschäftigungsdatenschutzrechtlichen Vorschriften. Die technische Google-Freigabe ersetzt keine erforderliche Rechtsgrundlage für Daten anderer Personen.

Aufbewahrung, Trennung und Löschung

Auftragsdaten und Dokumente werden so lange aufbewahrt, wie sie für die Auftragsbearbeitung, Nachweise oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Nicht mehr erforderliche Daten können unter Beachtung dieser Pflichten gelöscht werden. Löschanfragen richten Sie bitte an die oben genannte Kontaktadresse.

Der Kontoinhaber kann den Zugriff jederzeit in den Google-Kontoverbindungen widerrufen. Zusätzlich können die OAuth-Zugangsdaten aus der Folira-Serverkonfiguration entfernt werden. Danach sind neue Übertragungen über diese Verbindung nicht mehr möglich. Bereits in Drive, HubSpot oder der Anwendungsdatenbank gespeicherte Unterlagen werden dadurch nicht automatisch gelöscht; deren Löschung muss gesondert veranlasst werden.

Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Einwilligungen können für die Zukunft widerrufen werden. Bei Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.